Houvast in de dossierkast

Hoe meer verschillende projecten je onderhanden hebt, hoe lastiger het wordt snel de juiste papieren terug te vinden als je ze nodig hebt. Ik werk met kunststof L-mappen, waarin ik per project de papieren bewaar. Om daar niet teveel 'ruis' tussen te hebben, vandaag maar eens drie oude ideeën opgepakt...

De agendamap
Hierin bewaar ik op volgorde van datum - eerstvolgende bovenop - afdrukjes die ik op een specifieke dag nodig heb. Denk aan achtergrondinformatie voor een interview, een programma van een bijeenkomst enzovoort. Het gaat om materiaal dat ik niet eerder dan de avond of ochtend van tevoren nodig heb om de activiteit voor te bereiden. Deze stukken blijven hierdoor uit het stapeltje met mapjes van projecten waarmee ik daadwerkelijk mee bezig ben.

De leesmap
Hierin verzamel ik kopietjes en afdrukjes van interessante artikelen die niet direct leesprioriteit hebben. Als de zon lekker schijnt of de kachel lekker brandt, pak ik de map er nu en dan eens bij om wat bij te lezen.

De projectideeënmap
Knipsels, een folder of wat uitgewerkte aantekeningen gaan in een map, gesorteerd op thema, doel of opdrachtgever. Zo heb ik voor mijn journalistieke werk altijd wel wat materiaal achter de hand rond onderwerpen die niet aan de actualiteit gebonden zijn, maar prima zijn voor de beruchte periode waarin de komkommers in de groei zijn.

De tien grootste vijanden voor productiviteit

De werkende mens wil produceren, en wel zo efficiënt mogelijk. Maar er liggen talloze vijanden op de loer. Ze wachten geduldig om toe te slaan als we aan het werk willen. Onder het motto 'ken je vijanden en versla ze' zet ik ze hier maar eens op een rijtje. En ja, ik heb ze allemaal bevochten, maar nog niet allemaal definitief verslagen...

1. Afleiding. Telefoon, collegae die van je expertise of je nietmachine gebruik willen maken, bliepende e-mail-notificaties, een boormachine in een belendende kamer. Snoer ze allemaal de mond, sluit je geest voor ze af en zoek de rust op.
2. Procrastinatie. Je stelt tot overmorgen uit, wat je vandaag al kunt doen. Want vandaag biedt zulke leuke dingen en de deadline is nog ver. Begin nou gewoon eens.
3. Vermoeidheid. Een accu die je niet voldoende oplaadt, levert minder spanning. Simpel, toch? Voldoende slapen en ontspannen en gezond eten is de boodschap. Maar dat wist je al.
4. Verveling. Je gaapt van wat je doet, vaart op een stroompje van kabbelende routine. Stop daar onmiddelijk mee. Zoek de uitdaging in je klussen. De laagste prijs, de meeste klanten, je mooiste prestatie ooit!
5. Geen deadline hebben. Het is je droomproject. Dit gaat het helemaal worden. Maar wanneer komt het ervan? Het is jouw ding, dus niemand vraagt hoe het ermee staat. Stel jezelf een deadline of doe aan anderen beloften over de oplevering van je project.
6. Geen verantwoordelijkheid hebben. Vage afspraken over wie wat doet en hoe het eruit moet zien. Zou jij dan zo'n beetje zus-en-zo willen doen en dat binnenkort ergens willen inleveren, als het uitkomt? Zorg voor helderheid: wat is mijn taak, wat zijn de eisen en wanneer moet het klaar zijn.
7. Rommel. Je hoofd, je agenda, je bureau... het is allemaal een zootje. Ruim die troep nou eens op.
8. Iedereen willen 'pleasen'. Ja maar, wat zou Henk ervan vinden? En ik wil ook rekening houden met de gevoelens van Linda. Oh, zal ik het dan zo inkleden dat Vincent... Doe het op jouw manier en ben bereid die te helder en overtuigend verdedigen.
9. De verkeerde technologie. Een vergadering plannen met acht drukbezette mensen via e-mail. Een folder opmaken in Microsoft Word. Je agenda bijhouden op een mobieltje. Voor bijna alle werkgerelateerde activiteiten is er tegenwoordig een goede technologie beschikbaar. Kies met verstand of laat je adviseren.
10. Geen plezier. Is het nog geen vijf uur? Hoe lang moet jij nog? Wat heb jij erop? Komen die vragen uit jouw mond, dan zit je toch echt op de verkeerde stoel. Sta op en gooi een emmer koud water in het gezicht van je passie! Lol in je werk geeft een heuse 'boost' aan je productiviteit. Volledig 'in flow' breng je elke klus in een vloeiende beweging tot een groots einde.

Wat zijn jouw grootste vijanden als het gaat om je productiviteit?

Tip voor verder lezen....

Een artikel schrijven in tien stappen

Een artikel schrijven, een rapport, een nota... Veel mensen zien er als een berg tegenop. Als je die berg wilt of moet beklimmen zit er maar één ding op: stevige schoenen aantrekken, diep inademen en gewoon beginnen met een eerste stap. Een routebeschrijving erbij? Dat kan.

1. De stap van denken naar schrijven is groot. Bouw een tussenstap in door een mindmap te maken van de elementen die in je verhaal moeten komen en hun onderlinge samenhang. Kies rake trefwoorden.
2. Formuleer de centrale vraag waarop het artikel antwoord gaat geven. Ofwel: wat wil je - in één zin geformuleerd - vertellen?
3. Bestudeer je (virtuele) lezer: voorkennis, belevingswereld, leeftijd, belangstelling... alles telt.
4. Begin. Schrijf op wat in je opkomt. Dan heb je alvast de klei; boetseren komt later wel.
5. Tijd voor het knip-en-plak-werk: groepeer de zinnen die qua thema bij elkaar horen. Maak er een alinea van en kies daar een pakkend woord uit als (voorlopig) tussenkopje.
6. Ronde 1 van het boetseerwerk: maak je zinnen vlotter, haal de fouten eruit en knip te lange zinnen in twee (of drie) stukken. En: kill your darlings! Een zin met de stijl en allure van Bomans, Van Kooten of Elsschot, maar die geen bijdrage levert aan het beantwoorden van je centrale vraag? Behandel hem - voor een vlekkeloos resultaat - met Ctrl-X.
7. Schrijf het intro en de kop alsof het een advertentie voor je tekst is. In dikke letters en iets meer woorden staat er: 'Lees mij!'
8. Stuur nu iedereen weg en doe de deur dicht. Of zoek een rustig, afgelegen plekje op.
9. Ronde 2 van het boetseerwerk: lees nu je tekst hardop voor. Nee, je hoeft je niet te schamen. Je hebt immers tip 8 opgevolgd. Toch? Vergeten woorden, kromme zinnen, een storende herhaling van steeds hetzelfde woord... luisterend naar je eigen stem, haal je ze er allemaal moeiteloos uit. Voor de spelfouten gebruik je je interne spellingcontrole én die van je tekstverwerker. Twee weten meer dan één en bedrijfsblindheid voor zelfgemaakte taalbloopers is zelfs onder de 'beroeps' berucht.
10. Print je artikel uit. Glas wijn, goed slapen, stevig ontbijt. Lees het verhaal na dat halve etmaal nog eens door en je frisse blik betrapt je op de laatste foutjes. Een verstandig persoon in huis of in je netwerk? Laat hem of haar meelezen en vraag om meedogenloze feedback.

Tips voor verder lezen...

<IMG SRC="http://static.managementboek.nl/boeken/9789047300250-95.jpg">

Voor je zelf beginnen of niet: tien tegen tien

Overal om me heen gonst het: zal ik voor mezelf beginnen of niet? Het lijkt op dit moment wel de meest gestelde vraag over loopbanen onder kenniswerkers. Thuis je eigen onderneming beginnen lijkt zo mooi.

Zelf werk ik deels voor mezelf, deels voor een baas. Vanuit die twee brillen bekeken: tien voors voor beide opties!

Voor voor je zelf beginnen:
1. Als eigen baas deel je je eigen tijd in. Schijnt de zon, dan ga je naar buiten en werk je na zonsondergang nog een uurtje door.
2. Je bent vrijer in het kiezen van opdrachten en opdrachtgevers, zeker als je portefeuille vol genoeg is.
3. Je bent je werk: waardering voor wat je doet, is waardering voor jou. Als zelfstandig ondernemer ben je iemand. Iemand met een pasje voor de Makro!
4. Je bepaalt zelf je risico's: welke verzekeringen je neemt en hoeveel je opzij wilt zetten voor later of voor minder goede tijden.
5. Je bent geen kostbare tijd kwijt aan het bevechten van je positie in een organisatie. Ellebogenwerk, likken naar boven, trappen naar beneden... dat is toch niks voor jou.
6. Kun je veel thuis werken, dan bespaar je op jaarbasis indrukwekkend op reistijd en brandstof. Dat biedt extra ruimte voor leuke dingen!
7. Afstemming met collega's kost tijd en gebeurt niet altijd even efficiënt. Geen vergaderingen meer, geen ellenlange vakantie-, ziekenhuis- of relatiebelevenissen aanhoren... wat een verademing.
8. Een organisatie is een tussenpersoon tussen werkende en klant. Maar jij hebt die tussenpersoon toch niet nodig? Samen met de klant stem je af wat je voor elkaar kunt betekenen. De optimale match, zonder misverstanden.
9. Een maandje extra hard gewerkt? De beloning volgt direct in de vorm van het schrijven van een flinke stapel dikke rekeningen.
10. Nooit meer door bergen vacatures heenworstelen op zoek naar die ene baan die dichtbij komt bij wat je wilt, maar die het uiteindelijk toch ook niet helemaal is.

Voor voor de baas werken:
1. Een leuke organisatie is als een warm bad. Collega's zijn er voor je in goede en slechte tijden. Samen lachen, een hand op je schouder, het ontroert je eigenlijk wel een beetje. Oh ja, vergeet niet het jaarlijkse bedrijfsuitje en de jaarafsluiting met gratis drank voor iedereen.
2. Vakantiegeld en ook nog eens doorbetaald worden in de vakantie, een dertiende maand... en over het reguliere salaris word je het ook wel eens, toch? En dan heb ik het nog niet over de secundaire arbeidsvoorwaarden: een lease-auto, een mobieltje, opties, een laptop en altijd voldoende gratis papier voor je printer.
3. Je hebt de zelfdiscipline niet om op tijd op te staan en tot 17.00 uur aan het werk te blijven. Zo'n prikklok geeft je een prettige steun in de rug om elke week voldoende uren te maken.
4. Ziek? Een 'off day'? Kindje ziek? Blijf maar thuis... de baas betaalt gewoon door en je collega's nemen de boel even van je over. Hebben ze graag voor je over.
5. Slappe tijden in je sector? Het risico is voor de baas. Die bedenkt wel een leuk klusje om de tijd zinvol door te komen. "We moeten eens wat doen aan dat archief van ons."
6. Wat een werkplek! Allemaal A-klasse materiaal. En gaat je pc stuk of begrijp je iets niet, dan helpt de helpdesk je snel weer aan het werk. Planten, airco... en je wordt niet gestoord door je kinderen die het reuze leuk vinden door je kantoor-aan-huis te rolschaatsen, luidkeels roepend: "Jij bent 'm, jij bent 'm".
7. Teveel werk? Een vervelend klusje? Een klant waarmee je echt niet op één lijn kunt komen? Er is altijd een mogelijkheid tot delegeren; het postvakje van je collega is binnen handbereik.
8. Rekeningen maken, BTW berekenen, herinneringen sturen, de telefoon opnemen, het kantoor stofzuigen, koffie zetten, broodje kroket, een briefje uittikken... dat ga je toch allemaal niet zelf doen?
9. En voor later bouw je bijna ongemerkt aan een mooi spaarpotje. Die zorgeloze oude dag is daarmee nu al voor een stukje begonnen.
10. Ach, zo kom je de deur nog eens uit.

Volmondig 'nee' kunnen zeggen...

Je wilt de ander (een klant, een collega) niet teleurstellen, dus zeg je 'ja', terwijl je liever 'nee' gezegd zou hebben. Herken je dat? 'Nee leren zeggen' staat op het verlanglijstje van vele werknemers en zelfstandigen. Een paar tips en overwegingen, deels uit eigen ervaring.

1. Als je altijd 'ja' zegt, wat zou je 'ja' voor die ander dan nog waard zijn?

2. 'Nee' zeggen, wil je voornamelijk doen in twee situaties: je hebt geen tijd of je vindt de opdracht niet aantrekkelijk. Als je je agenda goed op orde hebt, kun je op een vraag snel en overtuigend met 'nee' reageren als je echt geen tijd hebt. Zo helpt het ook goed te weten, hoe je wilt dat je opdrachtenportefeuille eruit ziet:
"Nee, ik werk maximaal aan één project in de goede doelen-sfeer tegelijk en momenteel heb ik een dergelijk project lopen."

3. Met een goed ingekleed 'nee' schrik je opdrachtgevers niet af voor eventuele toekomstige nieuwe vragen. Integendeel.
"Een interessante opdracht, maar als ik die er nu tussendoor ga doen, kan ik niet de kwaliteit leveren die je van me gewend bent."

4. Doe een denkoefening: wat is het voordeel van mijn 'nee' voor de opdrachtgever?

5. Als je niet volmondig 'ja' of 'nee' kunt zeggen, vraag dan (ook volmondig) enige bedenktijd.
"Ik heb momenteel niet zo'n goed inzicht in mijn agenda. Ik bel u morgenvroeg even terug."

Welke overwegingen/strategieën heb jij, als het gaat om 'nee' zeggen?

Nooit meer moe!

Op de Amerikaanse website WebMD staat een aardig artikel met 22 tips om je elke dag weer fit te voelen. Een samenvatting:

Eet regelmatig, lichte maaltijden met veel vezels. Sla het ontbijt niet over. Zorg voor voldoende gezonde vetten met Omega-3, te vinden in vette vis als zalm en tonijn en walnoten.

Drink voldoende. Beperk de hoeveelheid koffie tot maximaal 3 kopjes en nuttig die in de ochtend. Drink gerust een glaasje alcoholhoudende drank, maar stop met alcohol twee tot drie uur voordat je naar bed gaat voor een optimale nachtrust.

Ontspan door je gevoelens te uiten, door een muziekje te draaien, op je ademhaling te letten (buikademhaling!), de balans tussen geestelijk en lichamelijk werk te bewaken (lees: sporten!). Kijk geen tv en ga weg van het beeldscherm, ruim voordat je gaat slapen: het licht dat de beeldschermen uitstraalt maakt je biologische klok in de war.

Organiseer je leven door je omgeving op te ruimen en activiteiten zodanig te plannen dat je voelt grip te hebben op je leven. Schrijf zorgen van je af.

Wees een prettig mens: geef complimenten, doe eens iets onbaatzuchtigs voor een ander.

Slaap voldoende met de wekker uit zicht en in een koele slaapkamer met zo weinig mogelijk geluidmakende stoorzenders. Als het niet lukt binnen een kwartier in slaap te vallen, sta op, doe wat ontspannends en probeer het na een tijdje nog eens.

Uit eigen ervaring voeg ik daar nog aan toe:
- Presteer/creëer elke dag iets waar je een voldaan gevoel over hebt.
- Leer elke dag iets nieuws, hoe klein ook.
- Lach (en laat lachen).
- Laat los; laat de dingen gebeuren, laat ze je overkomen en accepteer ze. Vraag alleen: wat ga ik hiermee doen? Of: wat gebeurt er als ik niet reageer?
- Streef naar een vast dagritme.
- Ga vaak naar buiten.
- Volg alle regels, maar vergeet niet af en toe te zondigen!

Wat doe jij om vermoeidheid tegen te gaan?

Mindmapping: een 5-minuten-introductie

Tony Buzan, de uitvinder van het mindmappen zelf, legt de kracht uit van dit 'Swiss Army Knife' van het brein, dat helpt bij het leren, bij het creatief denken en bij het analyseren. Hij doet dat in een 5-minuten-introductie op YouTube.

Ik gebruik het mindmappen regelmatig bij complexe opdrachten of als er iets origineels bedacht moet worden. Ook laat ik studenten kennismaken met deze pracht 'tool'.

Voor mijn interviews vertaalde ik het mindmappen naar een praktische manier van aantekeningen maken. Ik verbind dan tijdens het gesprek al uitspraken die ik in het latere verhaal aan elkaar wil koppelen, omcirkel uitspraken die als kop of tussenkop kunnen dienen en onderstreep kernwoorden die de rode draad in het verhaal verwoorden.



Interessante vraag is nog of mindmappen met software net zo productief is als op papier. Buzan noemt rechte lijnen 'rigid' en niet passend bij zijn systeem. Als je 'rigidity' wilt voorkomen, moet je volgens mij de absolute kladdervrijheid van pen/stiften en papier gebruiken... en geen software. Voordeel van software-matig mindmappen is dan wel weer dat je maps kunt opslaan, bewerken en delen met anderen.

(Een tip van Creatopia.)

Co-creatie met de klant

Een van de succesvolle strategieën van Google is dat het haar producten doorontwikkelt met de klant (co-creatie). Zo kun je als gebruiker je suggesties posten voor verschillende diensten. Eerder schreef ik al dat ik een aantal ideeën had aangeleverd voor Gmail.

Vandaag heb ik eens wat ideeën gepost over het verbeteren van Google Calendar, dat ik nu zo'n vier maanden naar behoorlijke tevredenheid gebruik:
- Plaats een link naar de betreffende Google Maps-kaart (of de routebeschrijving vanaf je thuislocatie) onder het 'locatie'-veld.
- Toon details uit het veld beschrijving in een popup-schermpje op basis van 'fly over' of waar er voldoende ruimte is, zoals in de dag-weergave.
- Toon dagen in de Nederlandse versie in Nederlandse volgorde, dus 9/5 voor 9 mei in plaats van 5/9.

Ook suggesties voor Google Calendar? Klik hier.